Rittenregistratie achteraf

Een directeur-grootaandeelhouder van een apotheek rijdt in een auto van de zaak. In de aangifte loonheffingen wordt geen privégebruik van de auto meegenomen. Er is namelijk een rittenregistratie waaruit blijkt dat de auto voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. Een boekenonderzoek door de Belastingdienst leidt echter tot een naheffingsaanslag op dit punt.

Wettelijke bepaling
In de Wet op de loonbelasting 1964 staat dat een voordeel in aanmerking genomen dient te worden wanneer een auto ook voor privédoeleinden aan een werknemer ter beschikking is gesteld. Daarbij wordt een auto geacht voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. De bewijslast hiervan ligt bij de belastingplichtige door middel van een rittenregistratie of anderszins. Een rittenregistratie moet bovendien de vereiste gegevens bevatten.

Hoe ging het hier?
De apotheker heeft de ritten in een schrift bijgehouden. Bij de in het schrift vermelde ritten heeft hij doorgaans de datum vermeld, de kilometerstand en een omschrijving van de bestemming. Het aantal kilometers en het begin- en eindadres zijn niet genoteerd. Vijf jaar later heeft hij aan de hand van de aantekeningen in het schrift digitale rittenregistraties gemaakt met aanvullingen: datum, postcode, huisnummer, aantal kilometers, eindstand kilometerteller en een omschrijving van de rit.

De apotheker heeft de kilometerstand bijna iedere keer genoteerd, maar niet de route indien is afgeweken van de gebruikelijke route. Er kan niet worden gecontroleerd of omrijkilometers ook correct en terecht volledig als zakelijk zijn aangemerkt. De enkele verklaring van de apotheker dat het zakelijke- en geen privé-kilometers zijn, is daartoe onvoldoende.

De rechtbank constateert verder dat er verschillen zitten tussen het schrift en de aangevulde digitale versies van de rittenregistratie. De verklaring van de apotheker dat het telkens gaat om het wegbrengen van medicijnen naar klanten is onvoldoende. Hij heeft die informatie immers niet uit het systeem van de apotheek (op welke dagen hij medicijnen naar klanten heeft gebracht), maar is op zijn geheugen afgegaan. De rechtbank gelooft niet dat de apotheker vijf jaar na dato nog exact weet wanneer en waar hij medicijnen naartoe heeft gebracht. Daarmee is onvoldoende onderbouwd dat daadwerkelijk uitsluitend zakelijke kilometers zijn gereden.

Wel heeft de BV facturen met door de garage genoteerde kilometerstanden die overeenkomen met de kilometerstand uit de rittenregistratie. Maar verder is er nauwelijks achterliggende informatie waarmee de gegevens in de rittenregistratie gecontroleerd kunnen worden. De enkele stelling dat de partner van de apotheker een auto bezat die uitsluitend voor privédoeleinden werd gebruikt, is onvoldoende voor het noodzakelijke bewijs.

Oordeel rechtbank
De rechtbank concludeert dat de apotheker niet overtuigend heeft aangetoond dat met de auto minder dan 500 kilometer privé is gereden. De correctie wegens het privégebruik van de auto is derhalve terecht.

Tip: De bewijslast dat u in de auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden hebt gereden, rust op u. Gebruik consequent en direct een rittenregistratie die aan de eisen voldoet.  Dan wordt u niet achteraf geconfronteerd met belasting over privégebruik en eventueel een boete.